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协会社团全面脱钩,从线下会展活动升级开始

近几年来,民政部门一方面大力推动行业协会商会去行政化(从半官方走向民间),一方面开始尝试一业多会(一个行业在一地可以成立多个行业协会)。即引入竞争机制,在同一行政区域,允许存在业务范围相同或者相似的行业协会商会。在这样的大背景下,如何在政府取消资金扶持的基础上,从企业层面获得新的收入来源,重点在服务。更好的为企业提供差异性服务,让协会社团呈可持续发展,小编认为可以从以下几个层面入手:

将服务重心从政府转向企业、行业和市场;

创新体制改革;明确协会目标;加强人才建设;

加强企业会员的数字化管理,增强凝聚力;

线下会展活动需要智慧化,改善服务体验;

本文先从社团协会的线下会展活动升级这个小话题展开讨论。

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行业协会社团之间的竞争必然导向他们主导的产业会展间的竞争,这也直接推动了社团协会对于会展活动策划和管理能力提升的迫切需求。长期以来,传统的协会社团活动经常面临以下问题:

会议活动参会人数多,报名信息收集困难;

会员类别多,票务类别多,难以管理容易出错;

活动现场管理经验不足,效率较低;

多场活动数据无法打通,全年活动效果无法分析;

目前,随着会展科技的不断发展,数字会务已经在协会社团中逐步普及。以一场线下会员活动为例,只要通过以下几个功能模块,就能提高筹办效率,让活动现场高效有序。

微站:推广报名一把抓

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传统协会社团的线下会展活动,大多使用纸质文件通知,报名采集也通过纸质报名表。这个方式不止在传播范围方面局限性较大,同时报名打款时效性较长,不利于数据统计。

而通过微站可以同时实现信息展示、推广传播、报名付费等多个维度的功能。微站本身有多种风格模板,适用于多种活动场景,支持主办方嵌入图片、视频、日程、地址等各种模块,并可以一键分享至微信、朋友圈、微博等多个社交渠道。同时可对传播数据进行实时跟踪统计。

 

优惠码:会员优惠自动生成

 

协会协会社团全面脱钩,从线下会展活动升级开始-大发快3计划社团的活动,对于会员一般都会有优惠政策,并且不同等级的会员单位可能有不同的优惠幅度。主办方可以后台自助操作优惠设置,让指定会员可以享受到相应的福利优惠。通过后台的会员管理,给不同等级的会员发送相应的优惠码。会员在收到优惠码后,报名注册活动时填写优惠码即可直接享受优惠。这个方式能够有效提高会员的满意度,同时让报名付款流程更加可控,省去了人为核实打款情况的时间。

 

电子签到:通过速度5s/人

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传统的协会社团活动,都采用纸质签到,主办方提前统计好参会人员信息后,整理打印成签到表格,现场在表格内找到参会人姓名完成签到。这样的方式不止现场速度慢,工作人员工作量大,同时报名信息无法及时更新。当前大部分线下活动都采用电子签到的方式,其中登记等待时间不超过十秒,签到速度达到了5秒/人,现场高效有序,很大程度上提升了参会嘉宾的参会体验。不经如此,在用餐、接机、酒店等原本需要纸质签到或纸质凭证的场景,都可以使用电子签到来实现,让现场活动运营更加的灵活、高效的同时,还能实时统计现场数据,为后续的活动提供数据参考。

 

数据管理:全年数据一键导出

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每年举办的多场活动,所有参会数据都代表了该协会/社团的运营成果,同时对数据的分析也能精准的为后续发展方向给出指导。这就要求系统能够对全年的活动数据进行统一的打通管理,在针对单场活动数据作整理分析的同时,针对全年的多场活动,也可以看到全年的活动数据、分析报表,并支持数据一键导出。所有活动的参会人员信息,可以统一收集到通讯录中以便后续进行运营管理。

 

 

除此之外,针对医疗方向的协会社团来说,线下的学术交流大会也是推动学科发展和学者交流的重要活动之一。其中征文收集和日程管理这两个需要耗费大量人力和时间的“老大难”问题也可以通过数字会务来实现。

征文管理:数字化提交审阅,快速高效

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征文管理能让主办方在线整理参会者提交的论文,分配给专家进行审阅,专家有修改意见时,论文作者可以直接收到指示并进行修改。同时后台能设置专家评审时间并显示未分配审阅列表,避免出现专家论文审阅不及时及遗漏,提高会务组在征文环节收集整理修改装订环节的效率。

 

日程管理:智慧排期,日程可检索

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演讲日程比较多的情况下,用Excel容易出现日程冲撞,同时当现场有多个分会场时,日程过于紧凑会导致参会嘉宾转场来不及。这些问题在日程管理模块下可以轻松解决,系统会自动提示时间和地点的冲突情况,同时在日程变化频率较高的情况下,工作人员实时更新即可实时上线,有效避免现场信息滞后。对于参会嘉宾来说,还可以直接关注日程或对日程进行检索。

 

 

协会社团正处在转型升级的关口,线下会展活动只是其中一个环节。31会议顺应数字时代的发展要求,借助互联网、移动互联网技术以及云计算、大数据等相关技术,针对社团协会所存在问题,利用“互联网+社团”的数字化管理模式,为社团协会的数字化运营管理提供了“云社团”解决方案。


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